Sistema de Gestión de Solicitudes

De Wiki Secretaría de Participación, Transparencia y Anticorrupción.
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El Sistema de Gestión de Solicitudes (SGS) es una herramienta web desarrollada por la Secretaría de Participación, Transparencia y Anticorrupción (SPTA) de la Presidencia de la República que busca acercar las instituciones a los ciudadanos mediante un mecanismo web estandarizado de solicitudes de acceso a la información pública.

El SGS es utilizado por instituciones del Órgano Ejecutivo y brindan al usuario institucional mayor facilidad para el manejo y control de las solicitudes de información a través de una plataforma amigable e intuitiva que se puede utilizar con o sin muchos conocimientos informáticos; adicionalmente la SPTA brinda soporte técnico e informático en lo relativo al uso de la herramienta.


Comienzo

Para utilizar el SGS, es necesario ingresar al Panel de Control a través de la siguiente dirección electrónica: http://solicitudes.gobiernoabierto.gob.sv/users/sign_in

Allí, el sistema solicitará usuario y contraseña. Agregue la información entregada por la SPTA.

Inicio.png

Oficial de Información

El usuario es el correo electrónico del Oficial de Información y la contraseña es asignada por la SPTA (si es requerida o se extravía, se debe solicitar por escrito, a través del correo electrónico a mmchavez@presidencia.gob.sv). Esta contraseña puede modificarse en el "Perfil", el cual está ubicado, con el nombre de la persona usuaria (o correo electrónico) en la esquina superior derecha de la pantalla, al lado del botón de "apagado" (para cerrar el sistema).

Enlace Unidad Administrativa

El usuario es el correo electrónico de la persona enlace de la unidad administrativa y la contraseña es asignada por la persona Oficial de Información (si es requerida o se extravía, se debe solicitar por escrito, al correo electrónico del Oficial de Información). La persona enlace puede modificar su contraseña ingresando a la sección "Perfil", ubicada, con el nombre de la persona usuaria (o correo electrónico) en la esquina superior derecha de la pantalla, al lado del botón de "apagado" (para cerrar el sistema).

Al ingresar al SGS, lo primero que aparece es una bienvenida. En la esquina superior izquierda está el Menú. Y en la esquina superior derecha, está el botón para ingresar al Perfil (nombre o correo electrónico de la persona) y el botón de "apagado" (para cerrar el Sistema).

Menú

En el menú, ubicado en la esquina superior izquierda, se encuentran todos los botones relacionados con la gestión de las solicitudes. Son los siguientes:

Menú
  • Inicio
  • Administradores
  • Instituciones
  • Calendario Institucional
  • Solicitudes de Información
  • Solicitudes de Información (Histórico)
  • Procesos en el IAIP
  • Horario laboral


Inicio

Este botón sirve para volver a la pantalla principal del Sistema.

Administradores

La sección "Administradores" se utiliza para incorporar al SGS todas las personas que son apoyo técnico en las OIR/UAIP o enlaces de parte de las unidades administrativas institucionales, según los manuales de acceso a la información de cada entidad.

Al ingresar a este espacio, para crear un administrador se debe:

1. Presionar el botón "Nuevo", ubicado en la esquina superior derecha de la sección.

BotonNuevo

2. Llenar el formulario, según los datos que se solicitan:

  • Nombre completo
  • Email (correo electrónico)
  • Nombre de la unidad administrativa
  • Rol. En donde se debe de escoger entre dos opciones:
    • OIR/UAIP (si más de una persona hace gestiones como Oficial de Información)
    • Unidad Administrativa (la persona enlace de cada área de la institución)
  • Contraseña
  • Confirmación de contraseña
  • Instituciones que puede administrar. Aparecerá, por defecto, seleccionada la institución a la que pertenece la persona usuaria.
  • Presionar el botón "Guardar". Al hacer esto, le aparecerá la frase: "Registro guardado correctamente". Además, aparecerá en la esquina superior derecha de la sección el botón "Eliminar" (tipo basurero) para borrar el registro.

Para ver todos los administradores creados, ingrese a la sección "Administradores" del menú principal. Podrá:

  • Ver el número de registros creados en la esquina superior izquierda.
  • Buscar por nombre o correo electrónico la persona de su interés.
  • Editar o eliminar el registro, presionando, respectivamente, los botones.

Cambio de contraseña: La persona Oficial de Información podrá cambiar la contraseña a los administradores creados:

  • Ingresa a la sección "Administradores"
  • Busca el nombre o correo electrónico de la persona de interés
  • Presiona el botón "Editar" de la persona de interés
  • Cambia la contraseña (y confirma de contraseña)
  • Presiona el botón "Guardar". Deberá a parecer el mensaje: "Registro guardado correctamente".

Instituciones

Esta sección sirve para modificar el correlativo de la solicitud que ingresará al sistema. Para lo cual es necesario:

  • Ingresar al menú "Instituciones"
  • Presionar el botón "Editar" de su institución
  • Colocar en la sección "Próximo correlativo de la solicitud de información" el número que llevará la petición próxima a ingresar al sistema
  • Presionar el botón "Guardar". Deberá aparecer el mensaje "Registro guardado correctamente"

Calendario Institucional

Cada institución debe de colocar sus días NO hábiles, para que el sistema los tengan en cuenta durante la gestión. Para ello es necesario:

  • Ingresar a Calendario Institucional
  • Presionar el botón "Ver" de su institución


BotonVer


  • Presionar el botón "Nuevo", ubicado en la esquina superior derecha de la sección
  • Llenar el formulario:
    • Seleccionar fecha que corresponde al día NO hábil
    • Colocar el nombre del día NO hábil
    • Escoger el tipo:
      • Feriado (NO hábil)
      • Trabajado (Hábil): si se trabajan días en las vacaciones generales o algún sábado en el año (por ejemplo, cuando se hace "Puente", por orden de la Asamblea Legislativa")
    • Agregar una pequeña descripción de dicho evento
    • Presionar el botón "Guardar". Deberá a parecer el mensaje: "Registro guardado correctamente"

Para ver las fechas que se han colocado, deberá ingresar al calendario, presionando el botón "Ver" de su institución. Y allí, buscar, por mes, los eventos requeridos.

Horario laboral

Cada institución debe de colocar su horario laboral, para que el sistema lo tenga en cuenta durante la gestión de las solicitudes de información. Para ello es necesario:

  • Ingresar a la sección "Horario laboral"
  • Presionar el botón "Nuevo", ubicado en la esquina superior derecha de la sección
  • Llenar el formulario:
    • Día
    • Desde (horario de inicio de jornada)
    • Hasta (horario de finalización de la jornada)
    • Presionar el botón "Guardar". Deberá aparecer el mensaje: "Registro guardado correctamente"

Este paso debe de hacerse por cada día hábil que tiene la institución.

Si quiere editar o eliminar algún registro, deberá:

  • Ingresar a la sección "Horario laboral"
  • Buscar el día de su interés
  • Presionar el botón "Editar" o "Eliminar", según sea requerido.

Solicitudes de Información y de datos personales

En esta sección se concentra la gestión de las solicitudes de información del SGS. Para iniciar el uso del Sistema, es necesario:

  • Crear los Administradores
  • Colocar el correlativo que corresponde según los registros de la Institución
  • Agregar los días no hábiles, en el Calendario Institucional
  • Agregar el Horario de Laboral
  • Agregar (si fuera necesario) el Histórico de las solicitudes de información.

Una vez realizados los pasos anteriores, ingrese a la sección del menú "Solicitudes de Información".

Pantalla principal

Al ingresar al Sistema, encontrará:

  • Número de registros: que hace referencia a la cantidad de solicitudes ingresadas
  • Botones (que también sirven de filtros) y cantidad de solicitudes según el estado en el que se encuentra:
    • Total: registro de todas las de solicitudes ingresadas
    • Nuevas: solicitudes sin ningún trámite
    • Prevenidas: solicitudes que han sido prevenidas por fondo o forma, según la LAIP y lineamientos del IAIP
    • En proceso: solicitudes que están en gestión
    • Cerradas: solicitudes que ya no tienen gestión y han sido cerradas por la persona encargada
    • Vencidas: solicitudes que no han sido cerras y cuyo plazo ya se venció
    • También, en este mismo espacio se encuentra el botón Estadísticas, en donde se pueden descargar los datos estadísticos en tiempo real.


SGS

Los botones azules de Estado, Correlativo, Institución, Nombre, Palabras claves, Fecha de ingreso, Procesada son filtros que puede ocupar. Si se presiona alguno de estos botones, desaparecerá dicha información.

Ingreso de la solicitud

Para iniciar la gestión de una solicitud, primero debe de estar ingresada en el Sistema. Esto puede suceder de dos formas: cuando la persona solicitante la ingresa a través de la web, llenando el formulario; o cuando la persona encargada del sistema la ingresa de manera manual, ya sea porque la solicitud llegó a través de correo electrónico o de manera presencial.

Presione le botón "Nuevo" de esta sección para crear una solicitud. Al ingresar, podrá escoger entre el formulario de "Información pública" y el de "Datos personales". Llene el formulario, según corresponda:


Formulario "Información pública":

Información general:

  • Nacionalidad:
    • Salvadoreña
    • Extranjera. Al seleccionar esta opción se habilitará un listado de países para colocarlo en el registro.
  • Institución: seleccionar su institución
  • Residencia:
    • El Salvador
    • Otra
  • Tipo de persona:
    • Natural
    • Jurídica: Al seleccionar esta, se habilitará un espacio para colocar el nombre del Representante legal y un espacio para adjuntar el documento que acredita a esa persona como tal.

Datos del solicitante:

  • Nombres
  • Apellidos
  • Fecha de nacimiento
  • Sexo
  • Correo electrónico
  • Teléfono
  • Celular
  • Fax
  • Dirección
  • Nivel educativo
  • Ocupación
  • Departamento. Este puede elegirse solo si es persona natural residente en El Salvador
  • Municipio. Este puede elegirse solo si es persona natural residente en El Salvador

Luego, es necesario indicar "Cómo quiero que me notifiquen":

  • Correo electrónico
  • Teléfono
  • Celular
  • Fax
  • Correo nacional
  • OIR-UAIP. Si la persona solicitante quiere llegar a la oficina a preguntar por su proceso.

Información solicitada: En este espacio, es necesario agregar, de uno en uno, los requerimientos que la persona solicita. Para ello, debe de escribir las peticiones en el espacio "Requerimiento" y presionar "Agregar", las veces que sea necesario para incorporar más o "Remover" para eliminar requerimientos. Se debe de indicar la "Forma de entrega de la información", según la persona solicitante:

  • CD
  • DVD
  • USB
  • Fotocopia simple
  • Fotocopia certificada
  • Correo electrónico
  • Fax
  • Correo nacional
  • Consulta directa

Identidad: Cuando la solicitud se hace a través de la web, será obligatorio incorporar el Documento Único de Identidad (DUI) o su símil, en caso de personas extranjeras o menores de edad. Si la solicitud se ingresa de manera manual, implica que se ha tenido a la vista el documento de identidad o ponerlo en adjunto. Si se tiene a la vista el documento de identidad y constata los datos, no es necesario introducirlos al sistema ni adjuntar el documento. Para este caso, solo es necesario seleccionar la casilla de "¿Documento de identidad visto?". Con esto, no es necesario llenar más información. Si no se selecciona dicha casilla, deberá:

  • Indicar el tipo de documento de identidad:
    • DUI
    • Pasaporte
    • Carné de residente
    • Carné de estudiante
    • Carné de minoridad
    • Licencia de conducir
    • Carné de abogado
    • Otro documento de identidad
  • Agregar el número del documento de identidad seleccionado
  • Y adjuntar el frente y dorso del documento de identidad en los formatos JPG / PNG / DOC / DOCX / PDF

Finalmente, se debe presionar el botón "Guardar". Deberá aparecer el mensaje "Registro guardado correctamente"

Si la solicitud ingresó a través de Gobierno Abierto, aparecerá inmediatamente en la pantalla principal del Sistema con la palabra "Nueva" en color azul.


Formulario "Datos personales":

Datos del solicitante:

  • Nombres
  • Apellidos
  • Correo electrónico
  • Teléfono
  • Celular
  • Fax

Identidad: Cuando la solicitud se hace a través de la web, será obligatorio incorporar el Documento Único de Identidad (DUI) o su símil, en caso de personas extranjeras o menores de edad. Si la solicitud se ingresa de manera manual, implica que se ha tenido a la vista el documento de identidad o ponerlo en adjunto. Si se tiene a la vista el documento de identidad y constata los datos, no es necesario introducirlos al sistema ni adjuntar el documento. Para este caso, solo es necesario seleccionar la casilla de "¿Documento de identidad visto?". Con esto, no es necesario llenar más información. Si no se selecciona dicha casilla, deberá:

  • Indicar el tipo de documento de identidad:
    • DUI
    • Pasaporte
    • Carné de residente
    • Carné de estudiante
    • Carné de minoridad
    • Licencia de conducir
    • Carné de abogado
    • Otro documento de identidad
  • Agregar el número del documento de identidad seleccionado
  • Y adjuntar el frente y dorso del documento de identidad en los formatos JPG / PNG / DOC / DOCX / PDF


  • Residencia:
    • El Salvador
    • Otra
  • Tipo de persona:
    • Natural
    • Jurídica: Al seleccionar esta, se habilitará un espacio para colocar el nombre del Representante legal y un espacio para adjuntar el documento que acredita a esa persona como tal.


Luego, es necesario indicar "Cómo quiero que me notifiquen":

  • Correo electrónico
  • Teléfono
  • Celular
  • Fax
  • Correo nacional
  • OIR-UAIP. Si la persona solicitante quiere llegar a la oficina a preguntar por su proceso.


Datos del derecho ejercido: debe quedar especificado, qué requiere la persona:

  • Acceso: Obtener copia de sus datos, conocer la finalidad de su tratamiento, que datos se encuentran sometidos al tratamiento.
  • Rectificación: Modifiquen datos erróneos o incompletos.
  • Cancelación: Eliminación debido a que son inadecuados o excesivos.
  • Oposición: Que no se lleve a cabo o cese el tratamiento.


Se debe seleccionar el nombre de la institución y colocar de uno en uno los requerimientos solicitados. Para ello, debe de escribir las peticiones en el espacio "Requerimiento" y presionar "Agregar", las veces que sea necesario para incorporar más o "Remover" para eliminar requerimientos.


Se debe de indicar la "Forma de entrega de la información", según la persona solicitante:

  • CD
  • DVD
  • USB
  • Fotocopia simple
  • Fotocopia certificada
  • Correo electrónico
  • Fax
  • Correo nacional
  • Consulta directa

Y la forma en la que se recibió la solicitud: presencial, por correo electrónico o por Gobierno Abierto.


Información adicional:

  • Fecha de nacimiento
  • Sexo
  • Nacionalidad
  • Nivel educativo
  • Ocupación
  • Departamento. Este puede elegirse solo si es persona natural residente en El Salvador
  • Municipio. Este puede elegirse solo si es persona natural residente en El Salvador

Finalmente, se debe presionar el botón "Guardar". Deberá aparecer el mensaje "Registro guardado correctamente"

Gestión

Para iniciar la gestión de la solicitud de información, debe presionar el botón "Gestionar" ubicado al lado izquierdo de la pantalla del Sistema.

Al ingresar, la pantalla se divide en bloques horizontales:

Solicitud

1. El primer bloque contiene la frase "Gestión de solicitud", a la cual se le agregará el correlativo de la petición, una vez se presione el botón "Ingresar" solicitud.

También está el botón "Descargar", en donde se obtienen los PDF de la solicitud en versión pública (sin datos personales), la solicitud íntegra (con toda la información que contiene) y la gestión completa (que incluye, además de la solicitud, los adjuntos y los pasos que registra el Sistema).

2. El segundo bloque permite agregar "etiquetas" o palabras claves para encontrar la solicitud por medio del buscador, por lo que usted podrá incluir las palabras que considere necesarias para ubicar la petición.

3. El tercer bloque contiene:

  • Los botones "No ingresar" e "Ingresar"
    • No ingresar: Al presionar este botón, se abrirá un apartado de "No procesar la solicitud", para lo cual deberá completar un pequeño formulario:
      • Tipo de información: Incompetente (Art. 68 LAIP) o Improcedente (Art. 74 LAIP, literales A o C).
      • Fecha: viene dada por defecto
      • Justificación: explique por qué selecciona el tipo de información
      • Adjunto: agregue la resolución (que le entregará a la persona solicitante) como documento que constata el proceso.
      • Deberá presionar el botón "Guardar". Aparecerá el mensaje "Solicitud no admitida". Y ya no podrá hacer más gestión de la misma.
    • Ingresar: Debe presionar este botón para que el plazo de la solicitud comience a correr. De igual manera, en este momento se asignará el correlativo que corresponda a dicha petición.
Tendrá la opción de cambiar la fecha de ingreso de la solicitud, por si no fue el día en el que inicia la gestión. Para ello, seleccione la fecha en el espacio "Marque el día uno del plazo de la solicitud" y luego presione el botón "Guardar". Aparecerá el mensaje "Se ha corregido la fecha de ingreso".
También, el Sistema le preguntará si la solicitud cumple con los requisitos de forma (cuadro azul a la derecha): nombre, número de DUI, medio para recibir notificaciones, información solicitada, modalidad de entrega de la información. Esto puede verlo en "Datos del solicitante", presionando la barra gris o el signo más (+).
Si selecciona "No" y presiona el botón "Guardar", aparecerá el botón "Prevenir Solicitud" y podrá pausar el plazo porque la petición no cumple en forma con lo establecido en la LAIP (Art. 66).
Si selecciona "Sí" y presiona el botón "Guardar", puede seguir con la gestión de la solicitud.
  • Datos de la persona solicitante: incluye toda la información de la persona solicitante, conforme al Art. 66 de la LAIP. Puede verlos presionando la barra gris o el signo más (+) y hacer cambios presionando el botón "Editar información" ubicado a la derecha de esta sección.
  • Listado de requerimientos: cada una de los elementos solicitados por la persona. Puede verlos presionando la barra gris o el signo más (+)
  • La opción para agregar más requerimientos. Si fuera necesario, puede agregar más requerimientos (de uno en uno), incorporando en la caja de texto la información y presionando el botón "Guardar". Deberá a aparecer el mensaje "Registro guardado correctamente".

4. El cuarto bloque contiene los "Estados de la solicitud", que enuncian los cambios que va teniendo la solicitud: ingreso, prevención, extendida (cambio de plazos), cerrada.


Gestión y cierre de requerimientos

Para ver y gestionar los requerimientos de la solicitud de información, es necesario presionar la barra gris o el signo más (+), que corresponde. Puede agregar un comentario o documento adjunto para dejar constancia de la gestión. También, puede borrar el requerimiento, presionando el botón rojo "Eliminar requerimiento".

Requerimientos

En el botón azul (en forma de herramienta, al lado derecho) de cada requerimiento podrá hacer una revisión de fondo de lo solicitado, para lo cual deberá responder las siguientes preguntas:

  • ¿Cumple con fondo?
    • Si selecciona Sí, el trámite continua.
    • Si selecciona No, se habilita el botón para prevenir la solicitud (en los primeros tres días hábiles a partir de la recepción de la solicitud).
  • ¿Cerrar requerimiento por Art. 74 B? Si la información ya está disponible públicamente, solo se debe de indicar el lugar en donde se puede encontrar.
    • Si selecciona Sí, el requerimiento se cierra.
    • Si selecciona No, el trámite continua.

Aquí encontrará el espacio para asignar el requerimiento a la unidad administrativa que corresponda. Agregue el nombre de la persona en el espacio "Asignar a". También puede colocar a una persona en copia en el espacio "Copiar a".

Una vez realizados los pasos anteriores, debe presionar el botón "Guardar". Se habilitará la opción "Cerrar requerimiento". Para realizar este proceso, es necesario esperar la respuesta de parte de la unidad administrativa, que, además, deberá decir cómo se clasifica la información.

Seleccione el cuadrito de la pregunta ¿Cerrar requerimiento? y escoja el tipo de información y su respectiva resolución:

Requerimiento
  • Pública:
    • Pública
    • Oficiosa
    • Sin trámite por corresponder al Art. 74-B de la LAIP
    • Unidad administrativa no remitió la información solicitada
  • Reservada
    • Denegada por corresponder al Art. 19 de la LAIP
    • Entrega en versión pública por corresponder al Art. 30 de la LAIP y contener información reservada
    • Unidad administrativa no remitió la información solicitada
  • Confidencial
    • Denegada por corresponder al Art. 24 de la LAIP
    • Entrega en versión pública
    • Entrega por ser datos personales y corresponder a los Art. 31 y 32 de la LAIP
    • Unidad administrativa no remitió la información solicitada
  • Inexistente
    • Inexistencia por no haberse generado
    • Inexistencia por no encontrarse disponible dentro de la institución
    • Unidad administrativa no remitió la información solicitada
  • Incompetente
    • Cerrado por corresponder al Art. 68 de la LAIP
    • Unidad administrativa no remitió la información solicitada
  • Desestimada
    • No subsanado
    • La persona solicitó, por escrito, abandonar el trámite
    • Unidad administrativa no remitió la información solicitada
  • Improcedente
    • Sin trámite por corresponder al Art. 74-A de la LAIP
    • Sin trámite por corresponder al Art. 74-C de la LAIP
    • Unidad administrativa no remitió la información solicitada

Deberá agregar una justificación en el espacio indicado como tal. Y podrá adjuntar la documentación que considere necesaria.

Nota: Una vez se cierren todos los requerimientos, se habilitará el botón "Cerrar solicitud".

Cerrar solicitud

Cuando se hayan cerrado todos los requerimientos que contenían la solicitud de información, se habilitará el botón "Cerrar solicitud". Presiónelo para iniciar la finalización de la petición. Se abrirá una ventana en donde podrá ver:

  • Días hábiles transcurridos (dados por el sistema)
  • Fecha de cierre (dada por el sistema)
  • Justificación
  • Documento adjunto, en donde podrá colocar la resolución final

Deberá presionar el botón "Guardar". Aparecerá el mensaje "Se ha dado cierre a la solicitud".

  • Encontrará, en esta misma página, un resumen de los requerimientos por tipo de información, resolución y su respectiva justificación.

Solicitudes de Información (Histórico)

Esta sección se ha creado para recoger las estadísticas de solicitudes de información que no están registradas ni en el nuevo ni en el viejo Sistema de Gestión de Solicitudes. Para ello, se debe:

  • Ingresar a la sección "Solicitudes de Información (Histórico)
  • Presionar el botón "Nuevo" ubicado en la esquina superior derecha de la sección
  • Llenar el formulario:
    • Seleccionar la fecha de inicio y de fin de los datos que se agregarán
    • Seleccionar el nombre de la institución
    • Totales:
      • Colocar el total de solicitudes recibidas
      • Colocar el total de requerimientos recibidos. Es necesario tener en cuenta que una solicitud tendrá, al menos, un requerimiento, por lo que el número de requerimientos debe ser igual o mayor que el número de solicitudes.
    • En proceso y no recogidas:
      • Colocar el total de requerimientos en proceso
      • Colocar el total de requerimientos que no fueron recogidos por la persona solicitante.
    • Tipo de respuesta: agregar el número de requerimientos según la clasificación que se ha hecho:
      • Oficiosa
      • Pública
      • Datos personales
      • Versiones públicas
      • Inexistentes:
      • Reservados:
      • Confidenciales:
      • Incompetencia:
      • Desestimados:
      • Improcedente:

Procesos en el IAIP

Este apartado se creó para poder tener registro de las solicitudes de información que son llevadas al Instituto de Acceso a la Información Pública (IAIP). El SGS permitirá generar este control solo con las solicitudes de información cerradas dentro del Sistema. Para ello se deberá:

  • Verificar que la solicitud está cerrada dentro de la sección "Solicitudes de Información"
  • Ingresar al menú "Procesos en el IAIP"
  • Buscar la solicitud por "Nombre" de la persona o por "Correlativo" de la solicitud, en los filtros señalados en la sección
  • Presionar el botón "Proceso en IAIP" ubicado al lado izquierdo de los datos de la solicitud
  • Llenar el formulario, el cual contiene:
    • Fecha de presentación de escrito
    • Fecha de notificación del IAIP a OIR
    • Correlativo (asignado por IAIP)
    • Tipo de procedimiento
    • Descripción del caso
    • Notas del proceso, en las cuales deberá incluir, de una a una, las notas referentes al proceso. Para ello, presione el botón "Agregar" de color azul que se encuentra en dicha sección. Para eliminar alguna nota, presione el botón "Remover", de color rojo, de dicha sección.
    • ¿Existe una fase de cumplimiento? Señale en la cajita de selección si existe una fase de cumplimiento para este proceso.
  • Para finalizar, presione el botón "Guardar". Deberá aparecer el mensaje: "Registro guardado correctamente".